Procédure retenue pour l’étude de cas des membres faisant l’objet d’une plainte
Tel que stipulé au document Politiques et procédures de l’association :
Un membre peut être exclu de l’organisme s’il contrevient aux règles en cours, reçoit une ou plusieurs évaluations négatives lors de ses assignations auprès des communautés ou s’il ne respecte pas les normes éthiques de Service Amitié ou la convention à laquelle il s’est engagé. Un comité composé d’une responsable des assignations, d’une responsable des liens avec les communautés et du président du conseil d’administration de Service Amitié étudiera la situation et le président communiquera, le cas échéant, l’avertissement ou la sanction à ce membre.
PROCÉDURE
Lorsque le responsable des fiches d’appréciation reçoit des commentaires négatifs de la communauté sur un membre, il rapporte le problème au responsable des assignations siégeant sur le comité.
Ce dernier convoque les membres du comité d’Étude de Cas afin de statuer sur la marche à suivre s’il y a lieu.
1. Informer le membre par courrier électronique que le ou les commentaires fournis par la communauté dénote un aspect négatif.
2. Contacter le membre par téléphone ou visioconférence afin de recueillir son point de vue en partageant son expérience du séjour.
3. Convenir avec le membre de ce qui doit être corrigé ou amélioré.
4. Donner un avertissement verbal de ce qui est attendu de la part du comité.
5. Annoter dans le registre prévu à cette fin, le manquement du membre et la décision prise lors de cet entretien. Le registre est accessible aux responsables des assignations.
6. Faire le suivi lors d’une autre assignation en France ou au Québec.
7. Si récidive, le membre est contacté de nouveau pour lui signifier ses manquements et lui donner l’opportunité de se faire entendre.
8. Le comité se réunit afin d’entendre le membre et rend ensuite sa recommandation ou décision, celle-ci pouvant aller de l’avertissement à la suspension ou à l’exclusion du membre de Service Amitié.
9. Dans l’éventualité où la recommandation du comité est à l’effet de suspendre ou d’exclure le membre, celle-ci est soumise au conseil d’administration.
10. Par la suite, la décision est transmise au membre par écrit et est sans appel.
2024-02-01
